Классификация унифицированных форм документов
В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:
— государственные (общероссийские);
— отраслевые (ведомственные);
— субъектов Российской Федерации;
— формы документов объединений, предприятий, организаций.
Рассмотрим подробнее четвертую категорию, а именно, какие виды документов обращаются на предприятиях и в организациях.
Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:
1) по видам деятельности (или назначению): научно-технические, конструкторские проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, первичные, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические; по торговле, ценообразованию, по личному составу и др;
2) по наименованию: уставы, положения, инструкции, распоряжения, приказы, договоры, планы и отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, доверенности, платежные требования и поручения и другие;
3) по способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские и т.д.), графические, фото- и кинодокументы, акустические;
4) по месту составления: внешние (входящие и исходя щие) и внутренние;
5) по степени сложности: простые (рассматривается один вопрос) и сложные (рассматривается несколько вопросов);
6) по степени гласности: открытые (несекретные), документы с ограниченным доступом (секретные, совершенно секретные и другие) и документы для служебного пользования;
7) по юридической силе: подлинные (действительные и недействительные); подложные (надлежаще изготовленные, но содержащие ложные сведения) и поддельные (могут полностью имитировать подлинные либо содержать изменения, внесенные с противоправной целью);
8) по срокам исполнения: срочные (со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно») и несрочные;
9) по стадиям подготовки: черновики и подлинники (оригиналы). С подлинника могут быть изготовлены копии, оттиски, выписки из документа и дубликат подлинника;
10) по происхождению: служебные и личные (изложение жалоб, просьб, предложений и т.д.);
11) по срокам хранения: постоянного хранения и временного (до 10 лет и свыше 10 лет);
12) по степени обязательности: информационные (сведения о производственной и иной деятельности организации) и директивные (обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы);
13) по степени унификации: индивидуальные (носят разовый характер), типовые (для изложения однородных процессов и явлений), трафаретные (заранее подготовленный текст с пробелами), примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы;
14) по характеру, содержания: первичные и вторичные;
15) по периодичности формирования: дневные, месячные, квартальные, годовые;
16) по полноте данных: с обязательным минимумом реквизитов, с частью обязательных реквизитов.
Вопросы для самоконтроля
1.Раскройте понятия «унификация» и «стандартизация».
2.Что понимается под формуляром-образцом документа?
3.Перечислите требования к построению унифицированных форм документа.
4.Приведите основные форматы бумаги для подготовки документа.
5.Перечислите основные виды УСД в ОКУД.
6.Расшифруйте структуру кодового обозначения документа в ОКУД.
7.Приведите классификацию унифицированных форм документов.
8.Перечислите виды документов, циркулирующих на предприятии (в организации).
Системы документации
Система организационно –распорядительной документации
Документация по созданию организации.
Документация по созданию юридического лица относится к одной из групп организационно-распорядительных документов - организационной группе. К таким документам относятся учредительный договор, устав, протокол общего собрания учредителей, коллективный договор, инструкции, правила и др., посредством которых определяется статус юридического лица, структурные звенья и порядок их работы.
Учредительный договор
Учредительный договор применяется для оформления создания юридических лиц. К разработке этого документа предъявляется ряд требований.
Так, согласно статье 52 (пункт 2) Гражданского кодекса РФ в
учредительном договоре учредители:
1. Обязуются создать юридическое лицо.
2. Определяют порядок совместной деятельности по его созданию.
3. Оговаривают условия передачи ему своего имущества.
4. Определяют условия участия в его деятельности.
В договоре также должны быть указаны условия и порядок:
а) распределения прибыли и убытков между участниками;
б) управления деятельностью юридического лица;
в) выхода учредителей (участников) из его состава.
В зависимости от организационно-правовой формы к договорам о создании юридического лица предъявляются специальные требования. Например, учредительный договор полного товарищества, помимо сведений, указанных выше, должен содержать условия:
— о размере и составе складочного капитала товарищества;
— о размере и порядке изменения долей каждого из участников в складочном капитале;
— о размере, составе, сроках и порядке внесения ими вкладов;
— об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.
В договоре о создании акционерного общества должны определяться:
— порядок осуществления учредителями совместной деятельности по учреждению общества;
— размер уставного капитала общества;
— категории и типы акций, подлежащих размещению среди учредителей, размер и порядок их оплаты;
— права и обязанности учредителей по созданию общества.
Следует отметить, что в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 26.12.95 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» договор о создании общества не является учредительным документом общества.
При разработке учредительного договора общества с ограниченной ответственностью необходимо руководствоваться положениями Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», а именно, статьей 12. С учетом требований, установленных данной статьей, изложим ход разработки учредительного договора общества с ограниченной ответственностью.
1. В преамбуле фиксируется время составления и место заключения договора. Нормативными правовыми документами регистрационных органов различных субъектов Российской Федерации может быть предусмотрено оформление титульного листа. В этом случае наименование документа, место и время его составления указываются на титульном листе.
Подход служб ДОУ юридических лиц к указанию номера учредительного договора несколько отличается от мнения регистрационных органов. Первые настаивают на том, что присвоение номера необходимо для последующей регистрации документа. Вторые обращают внимание на то, что учредительный договор и устав образуются на предприятии единожды (не считая изменений и дополнений) и указание в них номера не является необходимым. Заметим, что порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распорядительных документах организации, а, соответственно, указание номера зависит от документационной «политики» организации.
2. В преамбуле учредительного договора указываются учредители общества с ограниченной ответственностью. Практикой выработано несколько подходов к указанию сведений об учредителях. Так, если учредителями являются только физические лица, сведения о них целесообразно указывать в преамбуле. Под сведениями о физическом лице понимаются — гражданство, фамилия, имя, отчество, место жительства, паспортные данные. Как правило, полные сведения указываются в уставе общества. Но если учредители решили продублировать эти данные и в учредительном договоре — законом это не запрещено.
Если в состав учредителей входят и юридические, и физические лица, и стороны желают зафиксировать в учредительном договоре полные данные, то в преамбуле можно назвать краткие данные:
для юридического лица — официальное наименование, организационно-правовую форму и фамилию, имя, отчество должностного лица, представляющего юридическое лицо;
для физического лица — фамилию, имя и отчество.
В дополнение к перечисленным данным в заключительных положениях указываются:
для юридического лица — место нахождения органа управления, данные о регистрации, банковские реквизиты;
для физического лица — паспортные данные (дата рождения, серия и номер паспорта, когда и кем выдан, место жительства (регистрации).
3. В общих положениях учредительного договора фиксируется, что учредители обязуются создать общество с ограниченной ответственностью. Здесь же указывается наименование общества, которое приводится и в уставе.
Как правило, в учредительном договоре не указывается ни сокращенное наименование общества, ни место его нахождения — эти данные отражаются в уставе. Если же учредители хотят зафиксировать место нахождения юридического лица в договоре, следует воспользоваться формулировкой «Место нахождения общества: 125080, г. Москва, Волоколамское шоссе, дом 11, , комната 25, где на основании договора сотрудничества от 08.10.99 № 36 расположен исполнительный орган общества».
При определении порядка совместной деятельности учредителей по созданию общества с ограниченной ответственностью, следует оговорить, какие действия каждый из учредителей обязуется выполнить (подача документов в регистрационный орган (палату) получение кодов ОКПО и пр.). Необходимо также указать, каким образом затраты на создание общества будут распределены между учредителями.
В настоящее время услуги по регистрации оказывают сторонние организации по договорам оказания юридических услуг и пр. Если учредители решили поручить регистрацию юридической фирме (агентству), то в учредительном договоре фиксируется только порядок распределения затрат на создание общества.
В учредительный договор зачастую включают положения о целях и предмете деятельности общества. Согласно законодательству это не обязательно. Однако если учредители хотят подчеркнуть коммерческий характер общества, то в учредительном договоре можно ограничиться указанием цели, например, «осуществление предпринимательской деятельности и извлечение (получение) прибыли», а по предметам сделать отсылки к уставу.
4. В учредительном договоре общества с ограниченной ответственностью необходимо оговорить размер уставного капитала, определить размер доли каждого из учредителей общества, размер и состав вкладов.
Размеры долей можно представить в виде таблицы. Например, если размер уставного капитала 86000 руб., то размеры долей (при равном участии сторон) могут быть представлены следующим образом:
Учредители
| Колич.долей
| Сумма вклада в устав.капит., руб.
| Доля,
%
| Учредитель А
|
| 21 500
|
| Учредитель Б
|
| 21 500
|
| Учредитель Г
|
| 21 500
|
| Учредитель Д
|
| 21 500
|
| Итого
|
| 86 000
|
| Определяя порядок и сроки внесения вкладов в уставный капитал при учреждении общества необходимо учитывать тот факт, что к моменту государственной регистрации общество еще не существует как юридическое лицо, и, соответственно, не может обособить свое имущество. Проблема заключается в оформлении вкладов, внесенных в уставный капитал.
Для этого учредители могут предусмотреть следующие способы доказательства оплаты соответствующей части уставного капитала:
— открытие накопительного счета кем-либо из учредителей (физическим лицом) и представление выписки;
— представление регистрирующему органу копии отдельного (но не самостоятельного) бухгалтерского баланса, ведущегося одним из учредителей — юридическим лицом.
В положениях учредительного договора, регламентирующих порядок образования уставного капитала, необходимо указать ответственность учредителей общества за нарушение обязанности по внесению вкладов.
5. Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» установлено, что в учредительном договоре должны быть указаны условия и порядок распределения прибыли между учредителями общества.
6. При определении состава органов общества необходимо только указать структуру. Правовой статус каждого органа (порядок его образования, права и обязанности) должен определяться уставом общества.
7. Согласно ст. 12 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» в учредительном договоре должен быть определен порядок выхода участников из общества. Последствия выхода из общества детально оговариваются в уставе.
8. В заключительных положениях учредительного договора целесообразно указать порядок внесения изменений в договор, направления уведомлений учредителям. Здесь можно сделать оговорку, что по вопросам, не предусмотренным учредительным договором, стороны руководствуются уставом общества и законодательством Российской Федерации.
Договор подписывается учредителями и скрепляется их печатями (если это юридические лица).
Устав
Уставявляется учредительным документом юридического лица. Он представляет собой свод правил, установленных собственниками (учредителями) юридического лица и регулирующих его правовое положение, отношения, связанные с внутренним управлением, а также определяющих правовой статус учредителей. Общие требования к его содержанию определены статьей 52 (п. 2) Гражданского кодекса РФ. Более подробно требования перечисляются в статьях главы 4 Гражданского кодекса РФ, посвященных отдельным видам юридических лиц, и в соответствующих законах.
Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (ст. 11) определено, что устав акционерного общества (АО) должен содержать следующие сведения:
— полное и сокращенное фирменные наименования общества;
— место нахождения общества;
— тип общества (открытое или закрытое);
— количество, номинальную стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;
— права акционеров-владельцев акций каждой категории (типа);
— размер уставного капитала общества;
— структуру и компетенцию органов управления общества и порядок принятия ими решений;
— порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
— сведения о филиалах и представительствах общества;
— иные положения, предусмотренные Федеральным законом.
Уставом АО могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Он может содержать и другие положения, не противоречащие законодательству Российской Федерации.
В уставе общества с ограниченной ответственностью в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» должны быть указаны:
— полное и сокращенное фирменные наименования общества;
— сведения о месте нахождения общества;
— сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
— сведения о размере уставного капитала общества;
— сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
— права и обязанности участников общества;
— сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
— сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
— сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;
— иные сведения, предусмотренные Федеральным законом.
В отличие от учредительного договора, устав должен более полно определять правовой статус юридического лица и его учредителей.
Следует знать, что в соответствии со статьей 52 (п. 1) Гражданского кодекса РФ учредительный договор заключается, а устав утверждается его участниками (учредителями). Поэтому простановка грифа об утверждении на учредительном договоре является необоснованной. В то же время на титульном листе или первой странице устава гриф утверждения обязателен.
Протокол
Протокол также является важным организационным документом.
Протокол общего собрания учредителей — документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
По степени фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений, принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.
Протокол ведется во время собрания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности. Секретарь при оформлении протокола использует заранее составленные документы, отражающие процесс подготовки собрания — повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов и выступлений, проекты решений и др. Состав ленный на собрании черновик протокола должен быть уточнен, сверен со стенограммой и фонограммой (если они есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания. Протокол оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты:
1 — наименование министерства или ведомства (для учреждений и организаций в случае прямого подчинения). Оно может быть указано центровым или флаговым способом;
2 — наименование организации или предприятия (с указанием организационно-правовой формы);
3 — наименование структурного подразделения (в случае необходимости);
4 — название вида документа (ПРОТОКОЛ). При угловом расположении реквизитов оформляется от границ левого поля, а при продольном — центровым способом;
5 — дата протокола является датой собрания, а не подписания или окончательного оформления документа. Если собрание продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и окончания: 20—22.04.2000 или 20.04.2000— 20.04.2000. Дата может быть записана буквенно-цифровым способом: 20 апреля 2000 г. или 20—22 апреля 2000 г.;
6 — индекс (номер) протокола является порядковым номером собрания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа;
7 — место составления или издания: содержит название географического пункта, в котором реально состоялось, собрание (включает только общепринятые сокращения). Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации (Тверская городская Дума);
8 — заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы;
9 — текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной.
Вводная часть оформляется идентично полной и краткой формам протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа перечисляются по алфавиту без указания должностей после слова «Присутствовали». Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и отметка о наличии списка регистрации (члены Научно-технического совета в количестве 25 человек, список прилагается). Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве специалистов в обсуждаемых вопросах, указываются после слова «Приглашенные» также по алфавиту, но с указанием их должностей и основного места работы. В повестке дня указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании; должности и фамилии докладчиков. Если вопросов несколько, то они нумеруются арабскими цифрами, которые располагают по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?» (О формировании сметы расходов фирмы на 1998 год. Доклад финансового директора Рылова М.А.). Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».
Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме: «Слушали:» — «Выступили:» — «Решили:» или «Постановили:». Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.
В разделе «Слушали:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, то после фамилии докладчика отмечается: (текст доклада прилагается).
В разделе «Выступили:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада и выработке решения, и высказанные ими мнения.
В разделе «Решили:» («Постановили:») записывается принятое решение — кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникло двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить...», «Предусмотреть...», «Внести изменения...». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости, наряду с решениями, указываются результаты голосования. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению — оно излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу. Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь соответствующий гриф утверждения:
УТВЕРЖДЕН
собранием акционеров ОАО «Свет»
Протокол от 24.04.2000 № 10
10 — подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписи размещаются по ширине листа документа, сначала подпись председателя, затем — секретаря.
Пример протокола общего собрания акционеров.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СВЕТ»
ПРОТОКОЛ
24.04.2000 № 10
г. Москва
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|