Компьютеризация янюптоязводства
раторы и др.), ресурсы которых доступны пользователям. В этом случае и говорят о телекоммуникации, имея в виду сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом.
Компьютеры, находящиеся в разных местах, могут совместно пользоваться одними и теми же аппаратными средствами, программным обеспечением или данными.
Компьютеры, установленные в одном месте, могут обмениваться данными между собой, а также совместно пользоваться аппаратными и программными ресурсами.
Современные вычислительные сети, особенно локальные сети, т. е., например, функционирующие в одном здании, обычно имеют многоточечную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную (рис. 8.5). В кольцевой сети имеется несколько компьютеров или рабочих станций, соединенных друг с другом в замкнутое кольцо.
Звездообразную сеть образуют рабочие станции или подчиненные компьютеры, соединенные по двухточечному принципу с центральным компьютером (сервером) или хабом (концентратором), который осуществляет управление сетью.
Что касается шинной сети, то все компьютеры или рабочие станции соединены с общей телекоммуникационной шиной, в качестве шины могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный или волоконно-оптический кабель.
Применительно к локальным сетям шинные сети являются наиболее распространенными конфигурациями, а при их соединении с помощью тех или иных систем и видов связи получают глобальные сети.
Любая ПЭВМ преобразуется в рабочую станцию после установки в ней сетевого адаптера и подключения ее к вычислительной сети. Машины этой вычислительной сети могут сопрягаться со средствами телекоммуникаций через специальные устройства — модемы для выхода в различные системы связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматривать как своеобразные узлы электронной почты.
Компьютеризация делопроизводства
В настоящее время разработаны эффективные средства электронной почты для пересылки одноадресных и многоадресных сообщений и документов с учетом категорий срочности их доставки и квитирования получения, а также с соблюдением всех требований по защите информации.
Если на ПЭВМ установлен программный продукт Microsoft Exchange, то любой документ, созданный средствами Word, Excel, PowerPoint, может быть отправлен по электронной почте или помещен в папку коллективного доступа. Средства планирования работы пользователя Microsoft Outlook 2000 также обеспечивают включение в разрабатьюаемые приложения возможностей электронной почты. Предусмотрена возможность электронной подписи, которая сверяется при получении письма.
Запуск Microsoft Exchange осуществляется по его пиктограмме на панели задач Office или через значок Входящие. В результате на экране появится соответствующая панель. Личные папки Microsoft Exchange полностью совпадают с папками программных средств Outlook. С помощью этой панели пользователь может создать любое сообщение, переместить или удалить любой элемент в папках, ответить отправителю или ответить всем по списку, переслать сообщение, создать и применять адресную книгу, распечатать материалы.
Папка Входящие содержит все сообщения, полученные пользователем. Он может отсортировать корреспонденцию, поместить материалы в разные папки или удалить их. Эта папка позволяет работать с электронной почтой или с факсом, не вызывая другие программы, включать в сообщения файлы и объекты, работать с адресными книгами. В папку Исходящие помещаются все отправляемые сообщения. Их доставка осуществляется через меню Сервис по команде Доставить почту. Завершать работу с Microsoft Exchange можно по команде Выход в меню Файл.
Создание сообщений осуществляется с помощью меню Сообщение. Выбрав команду Создать сообщение, пользова-
Делопроизводство
тель вызывает окно, с помощью которого он может подготовить любое сообщение. После заполнения текста сообщение можно направить адресату (адресатам) по кнопке Отправить. Отправку сообщения можно осуществить также с помощью команды Отправить в меню Файл из любого продукта Office.
Пользователь имеет широкий набор инструментальных средств, позволяющих упростить подготовку сообщения, в том числе зашифровать его и при необходимости обеспечить электронную подпись.
С помощью команды Специальная вставка в меню Вставка пользователь может встроить в текст сообщения фрагменты или листы рабочих книг Excel, различные графические объекты, например рисунки или графики.
Microsoft Exchange позволяет осуществлять гибкую маршрутизацию сообщений, позволяющую определять порядок рассылки: по очереди, всем сразу, вернуть по окончании, отслеживать состояние. При этом если сообщение рассылается на согласование, то разрешаются правки материала с записью всех исправлений. Документ с исправлениями и примечаниями может быть возвращен автору. Настройка Microsoft Exchange осуществляется с помощью панели Параметры, позволяющей сформировать основные элементы управления информационными службами, порядком доставки и адресации информации, отправки и чтения корреспонденции, проверки орфографии.
Средства Microsoft Exchange позволяют обеспечить работу со средствами почты Microsoft Mail. Их настройку можно осуществить с помощью команды Удаленный доступ из меню Сервис Microsoft Exchange.
Получение факсимильных сообщений можно производить в автоматическом режиме. Для этого в меню факс-модема необходимо установить режим ответа: отвечать после XX звонков, ручной ответ, не отвечать. Принятые оообще-ния помещаются в почтовый ящик входящих сообщений. Просмотр принятых факсимильных сообщений осуществляется с помощью программных средств Microsoft Fax.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|