Организационно-распорядительная документация
Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности предприятия, следует отличать от переписки общественной — между профсоюзными и общественными организациями.
По структурным признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную (стандартную) и нерег-ламентированную (нестандартную). Регламентированное письмо представляет собой письмо, составленное по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.). Регламентированное письмо всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.
Служебное письмо должно быть кратким, понятным, компактным и полным. Однако его краткость не должна отражаться на ясности, а его вынужденный формализм — на желаемой эффективности. Эти качества зависят от умения правильно составить «каркас» письма.
Отказ от письма-стандарта указывает на то, что составитель делового письма придает ему особый характер. Поэтому нестандартное деловое письмо занимает особое место. Следует отметить, что наряду с тенденцией к стандартизации языка деловой переписки нестандартное письмо по-прежнему сохраняет свое место в практике переписки.
Каждый вид официального письма может включать ряд языковых формул. Языковая формула— это устойчивый оборот, словосочетание, вьфажающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. Так, языковой формулой письма-просьбы является выражение: «Прошу (просим)...»; языковой формулой сопроводительного письма — выражение: «Высылаем (направляем, посылаем)...»; языковой формулой письма-подтверждения — выражение: «Подтверждаем (подтверждаю)...».
Само название письма обусловлено языковой формулой. По языковым формулам можно судить о разновид-
Делопроизводство
ности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним. В большинстве случаев языковые формулы носят характер ответа: «В подтверждение нашего телефонного разговора...», «В ответ на Ваше письмо...», «В соответствии с нашей договоренностью...». Однако любая языковая формула не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражения «В соответствии с ...». Однако это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение «В связи с ...».
Предлагаемые ниже варианты являются наиболее распространенными началами стандартного делового письма. Если автор — лицо «юридическое», то действия передаются: от третьего лица единственного числа. Например:
«ОАО «Прогресс» не возражает...»;
«Кооператив «Поиск» гарантирует...»;
«Совместное российско-английское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает...»; от третьего лица множественного числа. Например:
«Дирекция и профсоюзный комитет ОАО «Прогресс» убедительно просят...»; от первого лица множественного числа. Например:
«Просим...», «Сообщаем...», «Подтверждаем...». Если автор — физическое лицо, то действия передаются: от первого лица единственного числа. Например:
«Прошу...»;
«Ставлю Вас в известность...»;
«Довожу до Вашего сведения...»; от первого лица множественного числа. Например:
«Поздравляем...», «Поддерживаем...», «Одобряем...», «Мы получили Вашу телеграмму...».
Организационно-распорядительная документация___________________
Модели выражений, объясняющих мотивы
«В порядке оказания технической помощи...»;
«В связи с тяжелым положением...»;
«В связи с проведением совместных работ по...»;
«В связи с уточнением плана совместных действий...»;
«Ввиду срочности заказа...»;
«В соответствии с предварительной договоренностью...»;
«В соответствии с письмом заказчика...»;
«В соответствии с протоколом от...»;
«Согласно Вашей просьбе...»;
«Согласно постановлению министерства от...»;
«В целях усиления охраны государственного имущества...»;
«В связи с возникшей необходимостью...»;
«В связи с переходом на новую технологию производства...»;
«В связи с требованием банка...»;
«В ответ на Вашу просьбу...».
Просьба
Варианты реализации (Прошу; просим): «... Вас проверить ход выполнения заказа...»; «... выслать в наш адрес более подробную информацию по данному вопросу»;
«... включить в план изданий...»;
«... принять меры...»;
«... сообщить данные о производительности...»;
«... направить нам каталоги...»;
«... подтвердить по телефону получение...».
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|