Исходные понятия делопроиэюдстм. Реквизиты и бланки документов
При подписании совместного документа первый лист оформляют.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Е. Н. Коруна К. М. Артемьев СП. Матвеев В. А. Филатов
| Председатель комиссии Члены комиссии
| Личная подпись Личная подпись Личная подпись Личная подпись
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации — автора документа.
23— гриф согласования документа
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи {инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А, Г. Грязнова
23.04.2006
Зона для реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись» через три интервала.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.2005 №451-805
или
Делопроизводство
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания правления страховой компании «Планета» от 21.06.2006 №10
Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне — слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.
В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться отдельный лист согласования.
Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннеесогласование осуществляется путем визирования документа (реквизит 24).
24— визы согласования документа
Визирование документа является формой его внутреннегов пределах одной организации согласования.
Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее — виза), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2006
Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавливается нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ от визирования не допускается.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2006
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.
25— оттиск печати
На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.
26~ отметка о заверении копии
Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ему юридической силы.
При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверителъную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Верно
Секретарь-референт Личная подпись М. В. Колосков
07.06.2005
Делопроизводство
Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.
Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата ссоставителем документа, для выяснения возникших вопросов.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и помер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В. А. Петров 924 45 67
При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (495) 924 4567.
28— отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала. Зона расположения отметки показана на рис. 1.3, 1.4.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|