Тема 2.1 Система организационно – распорядительной документации
Раздел 1 Исходные понятия и представления о делопроизводстве
Тема1.1 Документирование управленческой деятельности
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно – правовых форм.
Состав управленческих документов. Понятие систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов. Понятие классификации документов. Классификация документов по признакам.
Методические рекомендации
Управленческая документация на сегодня представляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.
Управленческий документ — это не какое-то особое понятие в документоведении. Это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными, прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.
Ученые - документоведы на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ.
Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов.
ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.
Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.
Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Процессы организации и управления характеризуются значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. необходимость их стандартизации и унификации в делопроизводстве. Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Процессы организации и управления характеризуются значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов, элементов, их составляющих, и необходимость их стандартизации и унификации в делопроизводстве.
Стандартизация в делопроизводстве — это деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету ихранению деловой информации, принятых в установленном порядке ирекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.
Итогом работы по стандартизации могут быть как национальные стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элементы (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»), так ина унифицированные системы документации. ГОСТ Р 6.30-2003 на требования по оформлению ОРД, который входит в состав унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД).
Унификация в делопроизводстве — это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету и хранению.
На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
УСД — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.
Вопросы для самопроверки:
1. Что представляет собой ГСДОУ?
2. Назовите основную цель разработки ГСДОУ.
3. Что представляет собой стандартизация в делопроизводстве?
4. Какой стандарт регулирует оформление организационно – распорядительной документации?
5. Охарактеризуйте унификацию в делопроизводстве.
6. Перечислите признаки классификации документов. Дайте краткую характеристику каждой группы.
Литература:
Басаков,, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления: Учебник /М.И.Басаков,, О.И. Замыцкова. – Ростов-н/Д: Изд-во «Феникс», 2006. – 352 с.
Раздел 2 Оформление распорядительной документации
Тема 2.1 Система организационно – распорядительной документации
Унифицированная система организационно – распорядительной документации (ОРД). ГОСТы на ОРД. Требования к оформлению документов.
Классификация организационно – распорядительной документации: организационные документы, распорядительные, справочно – информационные, служебные письма.
Организационные документы: устав, положение, договор, правила внутреннего трудового распорядка.
Распорядительные документы – приказы на основе единоначалия (по основной деятельности и по личному составу), распоряжения, указания, постановления, решения, протоколы на основе коллегиальности, инструкции.
Справочно – информационные документы – акт, докладная (служебная) записка, справка.
Служебные письма. Классификация корреспонденции: инициативная и ответная, деловая и коммерческая. Язык и стиль деловой корреспонденции.
Типовые и трафаретные служебные письма, письма – запросы и письма – ответы организаций. Типовое сопроводительное письмо к договору.
Составление и оформление телеграмм, телефонограмм.
Методические рекомендации
Организационно-распорядительная деятельность в управлении заключается главным образом в разработке и реализации управленческих решений, документируемых в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.
ГОСТ Р 51141–98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):
- организационная документация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);
- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
- информационно-справочная документация, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:
оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.);
справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.).
Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по личному составу (персоналу): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.
Оформление ОРД, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.
Согласно общепринятой классификации организационно-распорядительной документации (п. 2.2) в число организационно-правовых документов входят учредительный договор, устав, положения, правила, штатные расписания, инструкции, а также предпринимательские договоры.
Устав— правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Положение- нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Договор (контракт)— документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Распорядительные документы — постановления, распоряжения, приказы, решения и др., относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000), оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт является базовым актом, оговаривающим состав, схемы расположения и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков документов с воспроизведением Государственного герба РФ.
Распоряжение— правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Указание— распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям.
Постановлениеявляется правовым актом, принимаемым высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администраций субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Решение— правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.
Приказ— правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы являются одними из важнейших документов предприятия. Приказы предприятия делятся на две основные группы:
- приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
- приказы по личному составу (персоналу предприятия).
Инструкция— нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. Инструкции составляются на основе законодательства РФ.
Протокол- документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Справочно-информационные документысодержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.
К справочно- информационным документам относятся служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.
Письмо — самый распространенный вид служебных документов.
К служебному письмупредъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТа Р 6.30-2003.
Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:
- письма, требующие письма-ответа;
- письма, не требующие письма-ответа.
Вопросы для самопроверки:
1. На основании, какого ГОСТа оформляются организационно – распорядительные документы?
2. Что отражается в стандарте?
3. Назовите цель разработки единых требований и правил оформления документов.
4. Перечислите организационно - распорядительные документы.
5. На какие группы делятся приказы?
6. По какому признаку делятся служебные письма?
7. В каких случаях прибегают к использованию коммерческих писем?
Литература:
ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов; введён Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов/В.В.Галахов, И.К.Корнеев - М.: Изд-во Проспект, 2006. – 456 с.
Практическое занятие №1 «Организационно-распорядительные документы»
Практическое занятие № 2 «Оформление актов с применением технологии автоматизированной обработки документации».
Практическое занятие № 3 «Справочно-информационные документы».
Раздел 3 Оформление документов по личному составу
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|