Изъятие отмененных документов
Отмененные подлинники (контрольные экземпляры) документов начальник хозяйственной службы изымает из действующего фонда, маркирует их красной полосой по диагонали на титульном листе. Хранятся изъятые подлинники в отведенном для хранения месте, идентифицированном надписью "Отмененные документы ИСМ". Срок хранения отмененных документов установлен в п. 7.
Рабочие экземпляры отмененных документов изымаются из обращения и уничтожаются.
Приложение 1
Описание этапов процедуры управления документацией ИСМ
Вход-ные документы
| Описание этапа
деятельности
| Ответственный
| Выходные документы
|
| 1. Определить потребность и запланировать разработку документа СУОТ
| ЗГД/
НХС
| Д1
| Д1
| 2. Разработать проект Документа
| НХС
| Д2
| Д2
| 3. Согласовать проект Документа.
| ЗГД
| Д3
| Д2
| 4. Замечания есть?
|
|
| Д2
| 5. Выдать замечания и предложения
| ЗГД
| Д2, Д4
| Д2, Д4
| 6. Доработать проект Документа
| НХС
| Д2
| Д3
| 7. Подготовить проект приказа о введении Документа
| НХС
| Д3, Д5
| Д3, Д5
| 8. Представить на утверждение проекты Документа и приказа
| НХС
|
| Д3, Д5
| 9. Замечания есть?
|
|
| Д3, Д5
| 10. Выдать замечания и предложения
| ГД
| Д6
| Д3,Д5,Д6
| 11. Доработать проекты Документа и приказа
| НХС
| Д3, Д5
| Д3, Д5
| 12. Утвердить Документ и подписать приказ
| ГД
| Д7, Д8
| Д1 – Приказ о разработке или распоряжение
| Д2 - проект Документа
| Д3 - согласованный проект Документа
| Д4 - «Лист замечаний» с замечаниями по проекту Документа
| Д5 – проект приказа о введении Документа
| Д6 - «Лист замечаний» с замечаниями по проекту Документа и проекту приказа
| Д7 – утвержденный Документ
| Д8 – подписанный приказ о введении Документа
|
Описание этапов процедуры управления документацией ИСМ
Входные документы
| Описание этапа
деятельности
| Ответственный
| Выходные документы
| Д7, Д8
| 13. Зарегистрировать Документ
| НХС
| Д9, Д10
| Д10
| 14. Обеспечить пользователей копиями документа
| НХС
| Д11, Д12
| Д10
| 15. Контролировать соблюдение требований документа
| ЗГД, НХС
| Д13
| Д10
| 16. Актуализировать документ (пересмотр, внесение изменений)
| НХС
| Д14
| Д10
| 17.Отменить документ
| ГД
| Д15, Д16
| Д16
| 18.Изьять документ, передать в архив
| НХС
| Д17
|
|
|
|
| Д7 – утвержденный Документ
| Д8 – подписанный приказ о введении Документа
| Д9 – Запись в журнале регистрации
| Д10 – Зарегистрированный Документ
| Д11 – Копии зарегистрированного Документа
| Д12 – Подпись о получении Документа
| Д13 – Отчеты по ДОТ, предписания, данные внутреннего аудита и т.п.
| Д14 – Новый документ или извещение об изменении документа
| Д15 – Отметка в журнале регистрации
| Д16 – Отмененный документ
| Д17 – Архивный экземпляр документа
|
Приложение 2
Форма плана-графика разработки и актуализации документов ИСМ
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель генерального директора
« » 200 г.
ПЛАН - ГРАФИК
Разработки и актуализации документов ИСМ
№ п/п
|
Наименование документа ИСМ
|
Ответственный за разработку (актуализацию)
|
Срок выполнения
|
Отметка о выполнении
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Начальник хозяйственной службы
Приложение 3
Форма перечня документов ИСМ организации
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель генерального директора
« » 201 г.
ПЕРЕЧЕНЬ
Документов ИСМ организации
Наименование структурного подразделения
|
Документ, устанавли-вающий процедуру управления
| Наименование документа
| Ответственный
| за ведение
| за хранение
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Начальник хозяйственной службы
Приложение 4
Форма журнала выдачи записей ИСМ
ЖУРНАЛ
Выдачи записей ИСМ
1.1.1.1
1.1.1.2 №пп
| Наименование записи
| Дата выдачи в подразделение
| Кому выдана
| Подпись получателя
| Примечание
| 1.1.1.3 1
| | | | | | 1.1.1.4
|
|
|
|
|
| 1.1.1.5
|
|
|
|
|
| 1.1.1.6
|
|
|
|
|
|
Приложение 5
Форма журнала выдачи рабочих экземпляров документов
ЖУРНАЛ
Выдачи рабочих экземпляров документов ИСМ
1.1.1.7
1.1.1.8 №пп
| Наименование документа
| Номер рабочего экземпляра
| Дата выдачи в подразделение
| Кому выдан
| Подпись получателя
| Примечание
| 1.1.1.9 1
|
|
|
|
|
|
| 1.1.1.10
|
|
|
|
|
|
| 1.1.1.11
|
|
|
|
|
|
| 1.1.1.12
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 6
Форма "Извещения об изменении"
Утверждаю
Генеральный директор ОАО «БелКрас
Л. К. Зайчик
«______»_______________2012 года
Извещение _______________________________________________________
регистрационный номер
об изменении ___________________________________________________________________________
обозначение и наименование документа
Дата введения с __________ 200 г.
Изм.
| Содержание изменения
| Лист
| Листов
|
|
|
| | 1 Текст
____________________________________________________________________________________________
2 Причина изменения
____________________________________________________________________________________________
Указание о внедрении
____________________________________________________________________________________________
Приложения РАЗРАБОТЧИК:
________________________ _________________________ __________________________________________
должность подпись расшифровка подписи
Представитель руководства
по ИСМ _____________________ ________________________
подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО:
____________________ _________________ ______________________
должность подпись расшифровка подписи
____________________ _________________ ______________________
должность подпись расшифровка подписи
Приложение 7
Политика руководства ОАО «БелКрас»
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|