СТАНДАРТИЗОВАННЫЕ ТЕРМИНЫ С ОПРЕДЕЛЕНИЯМИ
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящий стандарт устанавливает термины и определенияпонятий в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом,обязательны для применения во всех видах документации и литературы поделопроизводству и архивному делу.
СТАНДАРТИЗОВАННЫЕ ТЕРМИНЫ С ОПРЕДЕЛЕНИЯМИ
2.1 ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ
1 делопроизводство;документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности,обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
2 архивное дело:Отрасль деятельности,обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов
3 документ;документированная информация: Зафиксированная на материальном носителеинформация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
4 внешние признакидокумента:Признаки, отражающие форму и размер документа, носительинформации, способ записи, элементы оформления
5 носительдокументированной информации:Материальный объект, используемый длязакрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации,в том числе в преобразованном виде
6 изобразительныйдокумент:Документ, содержащий информацию, выраженную посредствомизображения какого-либо объекта
7 графическийдокумент:Изобразительный документ, в котором изображение объекта полученопосредством линий, штрихов, светотени
8 аудиовизуальныйдокумент:Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию
9 кинодокумент:Изобразительныйили аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом
10 фотодокумент:Изобразительныйдокумент, созданный фотографическим способом
11 иконографическийдокумент:Документ, содержащий преимущественно изображение произведенияискусства, специальной или художественной фотографии
12 фонодокумент:Документ,содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи
13 текстовойдокумент:Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любымтипом письма или любой системой звукозаписи
14 письменныйдокумент:Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типомписьма
15 рукописныйдокумент:Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятот руки
16 машинописныйдокумент:Письменный документ, при создании которого знаки письма наносяттехническими средствами
17 документ намашинном носителе:Документ, созданный с использованием носителей и способовзаписи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительноймашиной
18 видеограммадокумента:Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки
19 беловой документ:Рукописныйили машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа илинаписан без помарок и исправлений
20 черновой документ:Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора илиредактора над его текстом
21 автор документа:Физическоеили юридическое лицо, создавшее документ
22 документ личногопроисхождения(Ндп. личный документ). Документ, созданный лицом внесферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
23 официальныйдокумент:Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленныйи удостоверенный в установленном порядке
24 служебныйдокумент:Официальный документ, используемый в текущей деятельностиорганизации
25 юридическая силадокумента:Свойство официального документа, сообщаемое ему действующимзаконодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядкомоформления
26 подлинныйдокумент:Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого,содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждаютдостоверность его происхождения
27 подлинник (официального)документа:Первый или единичный экземпляр официального документа
28 дубликатдокумента:Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическуюсилу
29 копия документа:Документ,полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешниепризнаки или часть их, не имеющий юридической силы
30 заверенная копиядокумента:Копия документа, на которой в соответствии с установленнымпорядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
31 дублетныйдокумент:Один из экземпляров копии документа
2.2 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
2.2.1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
32документирование:Запись информации на различных носителях поустановленным правилам
33 правиладокументирования:Требования и нормы, устанавливающие порядокдокументирования
34 системадокументации:Совокупность документов, взаимосвязанных по признакампроисхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к ихоформлению
35 унифицированная системадокументации;УСД: Система документации, созданная по единым правилам итребованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определеннойсфере деятельности
36 вид письменногодокумента:Принадлежность письменного документа к системе документации попризнакам содержания и целевого назначения
37 наименованиедокумента:Обозначение вида письменного документа
38 организационно-распорядительныйдокумент:Вид письменного документа, в котором фиксируют решениеадминистративных и организационных вопросов, а также вопросов управления,взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц
39 реквизитдокумента:Обязательный элемент оформления официального документа
40 постоянная частьреквизита документа:Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся вбланке документа, наносимая при его изготовлении
41 переменная частьреквизита документа:Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланкдокумента при его заполнении
42 формулярдокумента:Набор реквизитов официального письменного документа,расположенных в определенной последовательности
43 формуляр-образецдокумента:Модель построения документа, устанавливающая область применения,форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки иосновные реквизиты
44 бланк документа:наборреквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа
45 унифицированнаяформа документа;УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствиис решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенномпорядке на носителе информации
46 служебное полеунифицированной формы документа:Зона унифицированной формы документа,предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов,а также нанесения специальных изображений
47 зонаунифицированной формы документа:Часть площади унифицированной формыдокумента установленного размера, предназначенная для заполнения определеннымиреквизитами
48 табельунифицированных форм документов:Перечень разрешенных к применениюунифицированных форм документов
49 оформлениедокумента:Проставление необходимых реквизитов, установленных правиламидокументирования
50 подпись:Реквизитдокумента, представляющий собой собственноручную роспись полномочногодолжностного лица
51 гриф ограничениядоступа к документу:Реквизит официального документа, свидетельствующий обособом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа
52 гриф Согласования:Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или егооргана, не являющегося автором документа, с его содержанием
53 гриф утверждения:реквизитофициального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию
54 дата официальногодокумента:Реквизит официального документа, содержащий указанное надокументе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия,согласования, опубликования
55 заголовокофициального документа:Реквизит документа, кратко излагающий егосодержание
56 виза официальногодокумента:Реквизит документа, выражающий согласие или несогласиедолжностного лица с содержанием документа
57 резолюциядокумента:Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделаннойдолжностным лицом и содержащей принятое им решение
58 текст официальногодокумента:Информация, зафиксированная любым типом письма или любойсистемой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевойинформации документа
2.2.2 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
59 организация работыс документами:Организация документооборота, хранения и использованиядокументов в текущей деятельности учреждения
60 документооборот:Движениедокументов в организации с момента их создания или получения до завершенияисполнения или отправления
61 объемдокументооборота:Количество документов, поступивших в организацию исозданных ею за определенный период
62 входящий документ;поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение
63 исходящийдокумент; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый изучреждения
64 внутреннийдокумент:Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей егоорганизации
65 регистрациядокумента:Запись учетных данных о документе по установленной форме,фиксирующая факт его создания, отправления или получения
66 регистрационныйиндекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое илибуквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации
67 контрольисполнения документов:Совокупность действий, обеспечивающих своевременноеисполнение документов
68 срок исполнениядокумента:Срок, установленный нормативно-правовым актом,организационно-распорядительным документом или резолюцией
69 типовой срокисполнения документа:Срок исполнения документа, установленныйнормативно-правовым актом
70 индивидуальныйсрок исполнения документа:Срок исполнения документа, установленныйорганизационно-распорядительным документом организации или резолюцией
71 дело:Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участкудеятельности, помещенных в отдельную обложку
72 формирование дела:Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатуройдел и систематизация документов внутри дела
73 оформление дела:Подготовкадела к хранению в соответствии с установленными правилами
74 заголовок дела:Краткоеобозначение сведений о составе и содержании документов в деле
75 номенклатура дел:Систематизированныйперечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков иххранения, оформленный в установленном порядке
76 индекс дела;номер дела:Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела вноменклатуре дел организации, наносимое на его обложку
2.3 АРХИВНОЕДЕЛО
2.3.1 ОРГАНИЗАЦИЯДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
77архив(Ндп.архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющееприем и хранение архивных документов с целью использования
78 архивохранилище(Ндп.архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивныхдокументов
79 профиль архива:Установленныйдля архива состав для документов, подлежащих хранению
80 архивный документ:Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости дляобщества и равно имеющий ценность для собственника
81 архивный фонд:Совокупностьархивных документов, исторически и/или логически связанных между собой
82 Архивный фондРоссийской Федерации:Совокупность документов, имеющих историческое,научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающихматериальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частьюисторико-культурного наследия народов Российской Федерации
83 государственнаячасть Архивного фонда Российской Федерации:Архивные фонды и архивныедокументы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью
84 негосударственнаячасть Архивного фонда Российской Федерации:Архивные фонды и архивныедокументы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц,собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда РоссийскойФедерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизыих ценности
85 объединенныйархивный фонд(Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд):Архивный фонд, сформированный из документов двух или болеефондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи
86 архивный фондличного происхождения:Архивный фонд, состоящий из архивных документов,образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода
87 архивнаяколлекция:Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различныхфондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам
88 комплектованиеархива:Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилеми действующим законодательством
89 источниккомплектования:Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступаютили могут поступить на хранение в архив
90 документальныйфонд:Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического илифизического лица
91 фондообразователь:Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуетсядокументальный фонд
92 фондированиедокументов:Распределение документов по архивным фондам и архивнымколлекциям
93 ценность архивногодокумента:Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное,научное, экономическое, политическое значение
94 запретнаядатадокумента:Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее,экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению неподлежат
95 экспертизаценности документов:Отбор документов на государственное хранение илиустановление сроков их хранения на основе принятых критериев
96 переченьдокументов со сроками хранения:Систематизированный список видов икатегорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения
97 выборочный приемдокументов на постоянное хранение:Прием на постоянное хранение отдельныхвидов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций изчисла однородных
98 выделениедокументов к уничтожению:Выявление в процессе экспертизы научной ипрактической ценности документов с истекшими сроками хранения, утратившихпрактическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению
2.3.2 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
99 обеспечениесохранности документов:Обеспечение физико-химической сохранностидокументов и их учет
100 обеспечениефизико-химической сохранности документов:Разработка, создание ипрактическое применение научно-технических средств и методов хранения,реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов
101 режим храненияархивных документов:Совокупность температурно-влажностных исанитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечениясохранности документов, и контроль за их выполнением
102 реставрацияархивного документа:Восстановление первоначальных или близких кпервоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегосяповреждению или разрушению
103 старение (архивного)документа:Изменение первоначальных физико-химических свойств документа подвоздействием внешних и внутренних факторов
104 страховая копия(архивного документа):Копия особо ценного или уникального архивногодокумента, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации наслучай утраты или повреждения оригинала
105 страховой фонддокументов:Совокупность страховых копий особо ценных и уникальныхдокументов
106 фонд пользования:Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользованиявместо оригиналов с целью предотвращения их износа
107 хранение архивныхдокументов:Обеспечение рационального размещения и сохранности документов
108 государственноехранение архивных документов:Постоянное хранение архивных документов,осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев
109 ведомственное хранение архивныхдокументов:Хранение архивных документов в ведомственных архивах,осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течениепериода, установленного нормативными документами
110 депозитарноехранение документов:Хранение в архиве, музее, библиотеке архивныхдокументов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемыхдоговором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем,библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивныедокументы
111 постоянноехранение документов:Бессрочное хранение документов в архивном учреждении,государственном музее, библиотеке
112 документпостоянного хранения:Документ, которому в соответствии с нормативнымидокументами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение
113 документвременного хранения:Документ с установленным сроком хранения, по истечениикоторого он подлежит уничтожению
114 ограничительныйсрок секретного хранения архивных документов:Срок засекречивания сведений,установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободныйдоступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации,содержащим охраняемую законом тайну
115 учет архивныхдокументов:Установление количества и состава архивных документов вединицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенномукомплексу и общему их количеству в учетных документах
116 централизованныйгосударственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации:Системаучета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края,республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органахуправления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов иколичестве единиц хранения
117 единица храненияархивных документов:Учетная и классификационная единица, представляющаясобой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющаясамостоятельное значение
118 единица учетаархивных документов:Единица измерения количества документов в архиве
119 учетные документыархива:Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление,выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета
120 карточка(архивного) фонда(Ндп. фондовая карточка): Учетный документ,содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фондаи месте его хранения, предназначенный для централизованного государственногоучета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации
121 список (архивных)фондов:Учетный документ, содержащий перечень официальных на-
именований хранящихся, выбывших и поступающихархивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров
122 лист (архивного)фонда:Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, егокатегорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологическихграницах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике
123 внутренняя описьдокументов дела:Учетный документ, содержащий перечень документов дела суказанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеровлистов
124 проверка наличия[состояния] дел:Установление соответствия реального количества единицхранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел идокументов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции
2.3.3 НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВОВ
125 научно-информационнаядеятельность архива:Создание архивных справочников, организацияиспользования и публикация архивных документов
126 использованиеархивных документов:Применение информации архивных документов вкультурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечениязаконных прав и интересов граждан
127 публикацияархивных документов:Подготовка документов к изданию в соответствии сустановленными правилами
128 системанаучно-справочного аппарата к документам архива:Комплекс взаимосвязанныхархивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем осоставе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методическихосновах для поиска архивных документов и архивной информации в целях ихэффективного использования
129 историческаясправка к архивному фонду:Документ, содержащий сведения по историифондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава исодержания его документов и научно-справочного аппарата
130 архивныйсправочник:Справочник, предназначенный для поиска информации об архивныхфондах и/или архивных документах
131 межархивныйсправочник:Архивный справочник, содержащий сведения о документахнескольких архивов
132 архивная опись:Архивныйсправочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивногофонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания
133 путеводитель по(архивным) фондам архива:Архивный справочник, содержащий всистематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивныхфондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием
134 обзор архивныхдокументов:Архивный справочник, включающий систематизированные сведения осоставе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивныхдокументов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом
135 архивный каталог:Архивный справочник, в котором информация об архивных документахрасположена в соответствии с выбранной схемой классификации
136 указатель(архивный):Архивный справочник, содержащий систематизированный переченьнаименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивныхдокументах, с указанием их поисковых данных
137 доступ к архивнымдокументам:Предусмотренные нормативными документами условия использованияархивных документов
138 архивная справка:Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивнуюинформацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов
139 архивная копия:Официальныйдокумент архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа суказанием его поисковых данных
140 архивная выписка:Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|