Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной документной информации
Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтети-ческой обработке, т. е. сжатию, свертыванию, о б о б щ е н и ю , в результате чего появляется вторичная документная информация архивов — описание.
В более узком смысле слова описание — это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов.
Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.
Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах
Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.
В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.
При обработке значительного комплекса документов описание р архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.
На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.
Информационные характеристики документов и дел.Информационными характеристиками каждого дела являются:
название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
название структурной части (функции, отрасли);
индекс дела по номенклатуре;
заголовок дела;
аннотация;
крайние даты документов дела;
количество листов;
архивный шифр.
Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.
Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.
Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.
Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.
Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания Дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.
Аннотация документов — это краткое изложение содержания Документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания Дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими Или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает
несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.
В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних — даты составления или подписания документов.
Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.
Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу.
Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.
Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.
Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов.
На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты:
дата заведения в первом учреждении;
дата поступления в другое учреждение;
дата окончания дела во втором учреждении.
Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.
Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.
Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.
Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них — заголовок и аннотацию.
З а г о л о в о к должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.
Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.
Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:
вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);
автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);
корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);
предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);
территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь);
время (событий или составления документов);
формальные признаки (подлинность или копийность).
Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.
Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.
Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано содержание документов. Например:
Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь — июль 1996 г. Подлинники.
Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники.
Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926 г. Копии.
Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени — периода составления документа. Например:
План работы коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на 1996 г.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|