Первичные документы государственного архива
Понятие использования архивных документов
1 вопрос Использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.
Основные направления, цели, формы использования архивных документов
Направления использования архивных документов:
ü укрепление российской государственности;
ü удовлетворение информационных потребностей общества;
ü обеспечение законных прав и интересов граждан.
2. вопрос Цели использования архивных документов:
ü политические;
ü организационно-управленческие;
ü научные;
ü экономические;
ü культурно-просветительные;
ü учебные;
ü социально-правовые (обеспечение прав граждан).
3. вопрос. Формы использования архивных документов:
ü информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;
ü представление документов пользователям для исследований;
ü экспонирование документов на выставках;
ü использование документов в средствах массовой информации;
ü проведение информационных мероприятий;
ü выдача документов во временное пользование;
ü публикация документов.
Основные требования к работе по использованию архивных документов
4 вопрос Основные требования к работе по использованию архивных документов:
ü использование документов производится с разрешения руководства архива;
ü обеспечение физической сохранности документов во время их использования;
ü используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;
ü при пользовании делами запрещается делать пометки и подчеркивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.
Первоначальным этапом работ по использованию архивных документов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, справочников, описей, другого научно-справочного аппарата.
4. Этапы поиска документной информации
Этапы поиска документной информации:
ü установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;
ü установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя;
ü определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;
ü определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;
ü визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.
В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы.
5 вопрос Основы архивной эвристики
Эвристика (от греч. heurisko — отыскиваю, открываю) — наука, изучающая методы получения нового знания (эвристические методы), а также процесс продуктивного творческого мышления.
Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов. Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.
Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:
наличие научных принципов организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документов;
организация современного Архивного фонда РФ как целостной системы государственных и ведомственных хранилищ определенного профиля архивов учреждений;
существование системы учетного и научно-справочного аппарата государственных архивов.
Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными этапами поиска документов являются:
установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователей информацию;
поиск на межархивном уровне, на котором следует установить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;
поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы;
поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько описей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;
поиск на уровне дела, документа, документной информации.
Поиск первичной документной информации начинается с определения архивного шифра — совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если документ исполнен и подшит в дело — индекс дела по номенклатуре. В архиве учреждения шифр несколько удлиняется — он состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по годовому разделу сводной описи дел постоянного или долговременного хранения, дел по личному составу, номера листа. В государственном (муниципальном) архиве архивный шифр складывается из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в требовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читальном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнительные элементы информации — часть или том описи, номер коробки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое поступило требование, по шифру может найти любое дело с помощью топографического указателя. Таким образом, самое главное в Поиске — точно установить архивный шифр.
Поиск документов в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах имеет свою специфику.
6 вопрос. Учет использования архивных документов
Цели учета использования архивных документов
Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива, прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации.
Учетные документы архива подразделяются:
ü на первичные;
ü обобщающие;
ü итоговые.
Первичные документы ведомственного архива
Первичные документы ведомственного архива — это:
ü журнал учета подготовленных информационных документов;
ü журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий;
ü журнал регистрации выданных копий, архивных справок и выписок из документов;
ü журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов;
ü журнал регистрации исследователей и посещений читального зала;
ü книга выдачи дел из хранилища;
ü лист использования дела;
ü личное дело исследователя.
Первичные документы государственного архива
Первичные документы государственного архива:
ü карточка учета форм использования документов;
ü карточка учета тем исследований в читальном зале;
ü журнал регистрации пользователей в читальном зале;
ü требования на выдачу дел;
ü личное дело пользователя;
ü картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей;
ü журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную;
ü карточка учета изданий архива;
ü лист использования дела.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|